Bir derneğin sitesine ilk bakan kişi çoğu zaman üye ya da yönetim kurulu üyesi değildir. Bağış yapmayı düşünen bir esnaf, gönüllü olmak isteyen bir üniversite öğrencisi, protokol için araştıran bir belediye çalışanı ya da sadece mahallesindeki derneğin gerçekten çalışıp çalışmadığını merak eden bir komşudur. Hepsinin aradığı şey aynıdır: bu dernek var mı, aktif mi, düzgün mü yönetiliyor?
Bu yüzden dernek sitesini bir tanıtım broşürü gibi değil, bir şeffaflık vitrini gibi düşünmek gerekir. Güzel bir logo ve "Hakkımızda" yazısı başlangıçtır ama güveni asıl veren, sitede görülebilen düzendir.
Ana sayfada üç soruya hızlı cevap verin
Ziyaretçi ana sayfada kaybolmamalı. Şu üç soruya kaydırmadan ya da en fazla bir tıkla cevap bulabilmeli:
- Bu dernek ne için kurulmuş?
- Şu sıralar ne yapıyor?
- Ona nasıl ulaşırım ya da nasıl destek olurum?
İlk soru için derneğin amacını iki üç cümleyle, tüzükteki resmi dili sadeleştirerek yazın. Tüzüğün tamamını ayrıca indirilebilir bir belge olarak sunabilirsiniz ama ana sayfaya yapıştırmayın. İkinci soru için son etkinlik ve duyuruların görünmesi yeterli. Üçüncüsü için net bir iletişim bölümü ve telefon numarası koyun.
Faaliyet kayıtları: sessiz dernek şüphe uyandırır
Sitede en son duyurunun tarihi iki yıl öncesine aitse, ziyaretçi derneğin kapandığını düşünür. Oysa dernek çalışıyor olabilir; sadece kimse siteye yazmıyordur. Bunu çözmenin yolu yazmayı kolaylaştırmaktır.
Her etkinlikten sonra beş dakikalık bir kayıt yeterli: ne yapıldı, nerede yapıldı, kaç kişi katıldı (gerçek sayıyı biliyorsanız), birkaç fotoğraf. Ayrıca yıllık faaliyet özetini her yıl sonunda tek sayfada toplamak, ileride hem yeni üyelere hem de destek arayan kurumlara sunacağınız en güçlü belgelerden biri olur.
Burada dikkat edilecek nokta, siteyi güncelleyecek kişinin teknik biri olmak zorunda olmaması. hızlıkobi'nin dernek teması içerik yönetim paneliyle geliyor; duyuru ya da etkinlik eklemek, bir sosyal medya paylaşımı hazırlamaktan daha zor değil. Sekreter ya da basın sorumlusu gönüllü, bir telefondan bile gerekeni yapabilir.
Genel kurul ve resmi duyurular için tek bir yer
Üyelerin en sık sorduğu sorulardan biri "Genel kurul ne zaman?" sorusudur. WhatsApp gruplarında dağılan mesajlar zamanla kaybolur. Sitede tarih, saat, yer ve gündem maddelerini içeren bir duyuru sayfası bulundurmak bu karışıklığı azaltır.
Bir uyarı: sitedeki duyuru, mevzuatın aradığı resmi çağrı ve ilan usullerinin yerine geçmez. Genel kurul çağrısı ve benzeri yükümlülükler için tüzüğünüzü ve ilgili mevzuatı esas alın, gerekiyorsa bir hukukçuya danışın. Site, bu resmi sürecin yanında üyeleri bilgilendiren ek bir kanal olarak çalışmalı.
Bağış ve aidat bilgisini netleştirin
Bağış yapmak isteyen kişi tereddüt ediyorsa vazgeçer. Tereddüdü azaltmak için:
- Banka hesap bilgisini derneğin tam unvanıyla birlikte, tek bir yerde ve okunaklı şekilde verin.
- Bağışın hangi amaçla kullanılacağını kısaca anlatın.
- Bağış sonrası kime ulaşılacağını, makbuz konusunda kiminle iletişime geçileceğini yazın.
- Aidat tutarı ve ödeme yöntemini üyeler için açıkça belirtin.
Hesap bilgisinin kişisel hesaba değil, derneğin kendi hesabına ait olması hem yasal hem de güven açısından şarttır. Bu bilgiyi her değiştiğinde güncellemeyi de unutmayın; eski IBAN'ın sitede kalması ciddi bir sorun yaratabilir.
Üyelik başvurusunu görünür kılın
Birçok dernek, "Üye olmak için bize ulaşın" cümlesiyle yetinir. Oysa kim ulaşacak, nereye, hangi belgelerle? Sitede üyelik şartları, gereken belgeler ve başvurunun nasıl yapılacağı kısa bir sayfada anlatılırsa hem gelen kişi hem de başvuruları karşılayan yönetici zaman kazanır.
Kurumsal görünüm için küçük ama etkili ayrıntılar
Derneğin kendi alan adı ve ona bağlı bir e-posta adresi (örneğin baş[email protected] gibi) bir Gmail adresine göre çok daha ciddi durur. Kurumlara yazılan resmi yazışmalarda ve sponsor görüşmelerinde bu fark hissedilir. hızlıkobi'de alan adı satın alma ve bağlama ile mail kutusu aynı panelden yönetiliyor, yani ayrı ayrı firmalarla uğraşmanız gerekmiyor. Düzenli yedekleme de, yıllar içinde biriken etkinlik arşivinin bir gün kaybolmaması açısından bu tür siteler için özellikle değerli.
Kontrol listesi
Sitenizi yayınlamadan önce kendinize şunu sorun: Bugün derneği hiç tanımayan biri bu siteye girse, beş dakikada bu derneğin gerçek, aktif ve düzenli olduğuna ikna olur mu? Cevabınız evet değilse, eksik olan genellikle teknik bir şey değil, düzenli yazılmış birkaç sayfadır.
Sıfırdan başlamak sandığınızdan kolay. Kendi sitenizi 7 gün ücretsiz deneyerek derneğiniz için nasıl bir vitrin çıkacağını görebilirsiniz.