Birçok dernek sitesinin hikayesi aynıdır. Yönetim kurulundan gönüllü bir üye siteyi kendi imkanlarıyla yaptırır, alan adını kendi adına alır, giriş bilgilerini kendi e-postasına bağlar. İki yıl sonra genel kurul olur, yönetim değişir, o kişi derneğe küser ya da şehir değiştirir. Site ya güncellenmez ya da alan adı süresi dolduğu için bir sabah kapanır.
Dernek sitesinin asıl sorunu tasarım ya da özellik eksikliği değil, sürekliliktir. Bu yazıda siteyi bir kişinin değil derneğin malı haline getirmenin yollarına bakıyoruz.
Alan adı derneğin adına olmalı
En kritik nokta alan adıdır. Alan adı bir kişinin şahsi hesabına kayıtlıysa, o kişiyle iletişim koptuğunda siteye ulaşmanız çok zorlaşır. Alan adını alırken kayıt sahibi olarak derneğin unvanını kullanın, yenileme bildirimlerinin gideceği adres de bir kişinin kişisel mail adresi olmasın.
hızlıkobi üzerinden alan adı satın alıp bağlayabilirsiniz. Hangi yolu seçerseniz seçin, kural aynı: kayıt bilgileri derneğe ait olsun, yenileme tarihi de yönetim kurulu defterine ya da ortak bir takvime yazılsın.
Kişisel e-posta yerine kurumsal adresler
Yönetim kurulu üyelerinin gmail adresleri üzerinden yürüyen yazışmalar, üye değiştiğinde dernek hafızasının da gitmesi demektir. Bunun yerine rol bazlı adresler düşünün:
- [email protected]: genel iletişim formunun düştüğü adres
- [email protected]: başkanın resmi yazışmaları
- [email protected]: üyelik başvuruları ve aidat soruları
Yönetim değiştiğinde yeni başkan aynı adrese yeni şifreyle girer. Dışarıdaki kurumlar, belediyeler ve sponsorlar adresi tekrar öğrenmek zorunda kalmaz. Platformdaki mail kutusu özelliği tam bunun için işinize yarar.
Panel erişimini kişiye değil göreve bağlayın
Site yönetim paneline kimin girebildiğini bilmek de önemli. Bir şifrenin tek kişide durması, o kişi ulaşılamaz olduğunda duyuru bile yayınlayamamak demek. Pratik bir düzen şöyle olabilir:
- Panel hesabı derneğin kurumsal mail adresiyle açılır.
- Şifre, yönetim kurulu başkanı ve sekreter gibi en az iki kişide bulunur.
- Her genel kuruldan sonra şifre değiştirilir ve devir teslim tutanağına eklenir.
Bu çok basit bir alışkanlık ama sitenin sahipsiz kalmasını büyük ölçüde engeller.
Sitenin yapısı arşive uygun kurulmalı
Dernek sitesi bir tabela değil, bir kayıt defteridir. Yönetim değişse bile geçmiş çalışmaların izi durmalı. hızlıkobi'nin dernek teması dernek ve STK'ların ihtiyaçlarına göre hazırlanmış bir yapıyla gelir. Hangi tema olursa olsun içerikte şunlara yer açmanızı öneririz:
- Duyurular ve haberler: Tarihli kayıtlar halinde, silmeden birikecek şekilde. Genel kurul çağrısı, etkinlik duyurusu, teşekkür yazısı.
- Faaliyetler: Yıllara göre ayrılmış bir arşiv. Yeni gelen yönetim neyin yapıldığını görebilir, bağış yapan kişi paranın nereye gittiğini anlar.
- Yönetim kurulu: Dönem bilgisiyle birlikte. Eski dönemleri silmek yerine "önceki dönemler" başlığı altında tutmak kurumsal hafızayı korur.
- Üyelik bilgisi: Kimler üye olabilir, aidat nasıl ödenir, başvuru nasıl yapılır. Bu soruların cevabı sitede yoksa telefonlar hep aynı kişiye yönlenir.
Kişisel veriye dikkat
Dernek siteleri etkinlik fotoğrafı, üye listesi ve başvuru formu gibi kişisel veri içeren içerik yayınlar. Üyelerin fotoğrafını ve adını paylaşmadan önce izin alın, başvuru formlarında topladığınız bilgiyi gereğinden fazla tutmayın. Bağış ve yardım toplama konusunda mevzuat ayrıntılıdır. Sitede bağış çağrısı yapmadan önce dernekler il müdürlüğüne ya da derneğin mali müşavirine danışmanız doğru olur.
Yedekleme sahipliğin sigortasıdır
Site içeriği yıllar içinde birikir. Bir hata sonucu ya da yanlış bir silme işlemiyle yıllık faaliyet arşivinin gitmesi büyük kayıp olur. Düzenli yedekleme sunan bir platform seçmek burada fark yaratır. Bunun yanında önemli belgeleri (faaliyet raporu PDF'leri, genel kurul tutanakları) derneğin kendi dosya arşivinde de saklayın. Site bir vitrindir, asıl arşiv derneğe ait kalmalı.
Devir teslim listesi hazırlayın
Yönetim değişirken bir sayfalık bir liste yeterlidir:
- Alan adının kayıtlı olduğu yer ve yenileme tarihi
- Panel giriş adresi ve hesabın bağlı olduğu mail
- Kurumsal mail adreslerinin şifre sorumlusu
- Sosyal medya hesaplarının yöneticileri
- Siteyi güncelleyecek kişi ya da komisyon
Bu listeyi her genel kurul sonrası güncellemek, bir sonraki yönetimin işini büyük ölçüde kolaylaştırır.
Dernek sitesinde teknik kısım kolaydır, zor olan insanlar değişirken düzenin korunmasıdır. Siteyi derneğin kurumsal kimliğine bağlarsanız, yönetimler gelip geçse de site yerinde durur. İsterseniz sitenizi 7 gün ücretsiz deneyerek dernek yapınızı kurup nasıl çalıştığını görebilirsiniz.