Birçok derneğin web sitesi şöyle doğar: Yönetim kurulundaki teknolojiye yakın bir üye "ben yaparım" der. Alan adını kendi kredi kartıyla alır, hosting'i tanıdığı birinden temin eder, mailleri kendi hesabına yönlendirir. Üç yıl sonra genel kurulda yönetim değişir, o üye işi bırakır ve site bir sabah açılmaz. Kimse şifreyi bilmez, alan adının kimin adına kayıtlı olduğunu hatırlayan çıkmaz.
Bu yazı dernek sitesinin tasarımı hakkında değil, sürekliliği hakkında. Çünkü dernekler doğası gereği kişilerden bağımsız yaşaması gereken yapılardır, web siteleri de öyle olmalı.
Sorun neredeyse hep aynı yerden çıkar
Dernek sitelerinin kaybolmasının nedeni nadiren teknik bir arıza olur. Genellikle şu üç şeyden biridir:
- Alan adı bir kişinin adına kayıtlıdır. Yenileme zamanı geldiğinde o kişiye ulaşılamaz ya da kartı değişmiştir.
- Mailler kişisel hesaplara bağlıdır.
baskan@...adresi aslında birinin Gmail kutusuna yönlendirilmiştir. Kişi ayrılınca yazışma geçmişi de gider. - Siteyi güncellemeyi bir kişi bilir. Duyuru eklemek, etkinlik fotoğrafı yüklemek o kişiye bağlıdır. O olmayınca site donar, ziyaretçi son duyurunun iki yıl önceki olduğunu görür.
Son madde en sinsi olanıdır. Site açık olsa bile güncellenmeyen bir dernek sitesi, "bu dernek hâlâ faal mi?" sorusunu doğurur. Üye adayı da bağış yapmak isteyen kişi de bu soruyu sormadan başka bir yere yönelir.
Alan adı kişinin değil derneğin olmalı
Alan adını alırken kayıt sahibi olarak derneğin unvanını kullanın, iletişim e-postası olarak da kişisel adres yerine derneğin kurumsal adresini girin. Yenileme ödemesini kimin yaptığını yönetim kurulu defterine ya da gider kayıtlarına işleyin; alan adı da diğer yıllık giderler gibi bir kalem olsun.
hızlıkobi'de alan adını platform üzerinden satın alabilir ya da elinizdeki alan adını bağlayabilirsiniz. Hangisini seçerseniz seçin kural aynı: hesabın sahibi bir kişi değil kurum olsun, giriş bilgileri de tek bir kişinin hafızasında kalmasın.
Kurumsal mail kutusu devredilebilir bir miras bırakır
[email protected] ya da [email protected] gibi rol bazlı adresler, kişi değişse de aynı kalır. Yeni başkan göreve geldiğinde adres aynıdır, sadece şifreyi o devralır. Üyeler, belediyeler, sponsorlar ve basın aynı adrese yazmaya devam eder.
Bunun tersi, her yönetim döneminde yeni bir kişisel adresin dağıtılmasıdır. Basılı broşürlerde, afişlerde, eski duyurularda dolaşan adresler ölür ve her seferinde yeniden tanıtım gerekir. Kurumsal mail kutusu hızlıkobi'nin platform özellikleri arasında yer alıyor, yani ayrı bir servis aramanız gerekmiyor.
Siteyi güncellemek bir uzmanlık gerektirmemeli
Sürekliliğin asıl testi şudur: Yönetimdeki herhangi biri, yarın göreve başlasa, siteye duyuru ekleyebilir mi? Eğer cevap "önce eski sorumluyu bulalım" ise sistem kırılgandır.
Dernek sitesi için gerekli içerik türleri bellidir: duyurular, etkinlik ve faaliyet haberleri, yönetim kurulu bilgisi, üyelik başvuru bilgisi, bağış ve hesap bilgileri, tüzük ve belgeler. hızlıkobi'nin dernek teması bu ihtiyaçlar düşünülerek hazırlanmış, içeriklerin kod bilgisi gerektirmeden yönetim panelinden değiştirilebildiği bir yapıyla geliyor. Panelde bir metni değiştirmek ya da sayfa üzerinden canlı düzenleme yapmak, bir gönüllünün öğleden sonra yarım saatine sığacak bir iştir.
Devir teslim listesi hazırlayın
Teknik altyapı kadar yazılı bir devir teslim de önemlidir. Genel kuruldan sonra yeni yönetim kuruluna şu bilgileri tek bir sayfada teslim edin:
- Sitenin adresi ve yönetim paneline giriş bilgilerinin kimde, nasıl saklandığı
- Alan adının kayıt sahibi, yenileme tarihi ve ödemenin hangi kalemden yapıldığı
- Kurumsal mail adresleri ve bunları kimin kullandığı
- Sitedeki sabit bilgiler: yönetim kurulu listesi, iletişim, banka hesap bilgisi, tüzük
- Sitedeki hangi bölümlerin düzenli güncellenmesi gerektiği (duyurular, etkinlikler)
Bu liste bir A4'ü geçmez, ama yönetim değiştiğinde yaşanacak karmaşayı büyük ölçüde önler.
Yedekleme sakin uyumak içindir
Bir gönüllü yanlışlıkla bir sayfayı silebilir, yanlış bir değişiklik yapabilir. Sitenin düzenli yedeği alınıyorsa bu bir felaket olmaktan çıkar. Yedekleme, hızlıkobi'nin standart özellikleri arasında; yine de yönetim kurulunun "bizim site yedekleniyor mu?" sorusunu bir kez sorup cevabını bilmesi yeterli.
Yasal bildirimlerin yerini tutmaz, onları tamamlar
Genel kurul çağrısı, tüzük değişikliği gibi konularda dernekler için kanunen ve tüzüklerinde belirlenmiş usuller vardır. Web sitesi bu usullerin yerini tutmaz. Ancak aynı bilgiyi sitede de yayınlamak üyelerinizin haberdar olmasını kolaylaştırır. Hangi duyurunun hangi yolla yapılması gerektiği konusunda tüzüğünüze ve ilgili mevzuata bakın, emin değilseniz bir hukukçuya danışın.
Kısaca
İyi bir dernek sitesi, onu kuran kişiden bağımsız yaşayabilen sitedir. Alan adı derneğin adına, mailler kurumsal adreslerde, güncelleme herkesin yapabileceği kadar basit ve her şey yazılı olarak devredilebilir olmalı. Böylece her genel kuruldan sonra siteyi baştan düşünmek zorunda kalmazsınız.
Derneğiniz için böyle bir yapıyı denemek isterseniz siteyi 7 gün ücretsiz deneyerek paneli ve dernek temasını kendi içeriklerinizle birlikte görebilirsiniz.