Bir mimarlık ofisinin sitesine giren kişi çoğu zaman iki soruyla gelir: "Bu ofis benim işimi yapar mı?" ve "Çalışmaya başlarsam ne olacak?" Portfolyo ilk soruya kısmen cevap verir. İkinci soru ise çoğu sitede cevapsız kalır. Sonuç olarak ofise gelen telefonların büyük kısmı aynı sorularla başlar ve ilk yarım saat bunlara gider.
Bu yazıda, projelerinizin dışında sitenizde bulunması gereken ama çoğu ofiste eksik olan bölümü konuşuyoruz: çalışma sürecinizin anlatımı.
Müşteri mimarlık sürecini bilmez, siz anlatmazsanız tahmin eder
Arsası olan bir kişi ya da evini yenilemek isteyen bir daire sahibi, mimari projenin hangi aşamalardan geçtiğini genellikle bilmez. Avan proje nedir, uygulama projesi ne zaman çizilir, ruhsat süreci kimin sorumluluğunda, şantiyede ofisin rolü ne, bunlar sizin için gündelik bilgidir. Müşteri içinse belirsizlik demektir.
Belirsizlik ya telefonu açıp sormaya ya da hiç aramamaya yol açar. İkincisi daha sık olur. Süreci sade bir dille anlatan bir sayfa, kişiyi aramadan önce ikna eder.
Süreç sayfasında neler olmalı?
Uzun bir akademik anlatım gerekmiyor. Her aşama için birkaç cümle yeterli:
- İlk görüşme ve ihtiyaç tespiti: Nerede, ne yapılmak isteniyor, bütçe ve takvim beklentisi nedir.
- Konsept ve avan proje: Müşteri ne görecek, kaç revizyon turu konuşuluyor.
- Ruhsat ve uygulama projeleri: Hangi çizimler ofisten çıkıyor, hangi disiplinler (statik, elektrik, mekanik) için kiminle çalışıyorsunuz.
- Uygulama ve şantiye süreci: Ofis sahada ne kadar yer alıyor, hangi sıklıkla kontrol yapılıyor.
- Teslim: İş bittiğinde müşteri elinde ne olacak.
Burada kendi ofisinizin gerçek işleyişini yazın. Her ofis aynı şekilde çalışmaz, bazıları sadece proje çizer, bazıları anahtar teslim götürür. Hangisi olduğunuzu net söylemek, doğru müşteriyi çeker ve yanlış beklentiyle gelenleri baştan eler.
Ücret konusunda rakam vermeden de şeffaf olabilirsiniz
Mimarlık hizmetinde sabit fiyat listesi koymak çoğu ofis için mümkün değil, çünkü iş büyüklüğü, konum ve kapsam değişiyor. Ama fiyatın nelere göre belirlendiğini anlatabilirsiniz: metrekare, projenin türü, hizmet kapsamı (sadece proje mi, şantiye kontrolü de dahil mi), iş takviminin yoğunluğu gibi. Bu açıklama, "çok pahalıdır, aramayayım" ya da "herkese aynı fiyatı verirler" gibi iki yanlış çıkarımı da önler.
İlk görüşme için bir hazırlık listesi verin
Görüşmeye eli boş gelen müşteriyle ilk toplantı keşif toplantısına döner. Sitenizde kısa bir "ilk görüşmeye gelirken yanınızda olması iyi olanlar" bölümü koyabilirsiniz: tapu ya da arsa bilgisi, varsa imar durumu belgesi, mevcut yapının fotoğrafları, beğendiğiniz referans görseller, tahmini bütçe aralığı. Bu liste hem müşteriye yardımcı olur hem de ofisinizin düzenli çalıştığı izlenimini verir.
İletişim formunuzu da buna göre kurun. Sadece ad ve telefon yerine proje türü (konut, ticari, renovasyon, iç mekan), konum ve kısa bir açıklama alanı sorarsanız, kimi arayacağınızı ve neye hazırlanacağınızı önceden bilirsiniz.
Sık sorulan sorular, aynı telefonları azaltır
Ofise gelen tekrar eden soruları bir hafta boyunca not alın. Büyük ihtimalle şunlar çıkacaktır: Küçük bir tadilat için de çalışıyor musunuz? Başka şehirdeki projeye bakıyor musunuz? Ruhsat işlemlerini siz mi takip ediyorsunuz? Bu cevapları sitede kısa bir SSS bölümüne taşıyın. Soruların hepsini sitenizde cevaplamanız gerekmez, ama en sık gelenler orada olmalı.
Yayınladıktan sonra güncel tutmak
Süreç anlatımı bir kere yazılıp unutulan bir şey değil. Hizmet kapsamınız değiştiğinde, yeni bir disiplinle çalışmaya başladığınızda ya da şehir dışı iş almaya karar verdiğinizde metin de değişmeli. Bunun için her değişiklikte yazılımcıya gitmeniz gerekmemeli. hızlıkobi'nin mimarlık ofisi teması içerik yönetim paneliyle gelir, yani sayfa metinlerini, projeleri ve iletişim bilgilerini kendiniz güncelleyebilirsiniz. Süreç sayfanızı da ofisin gerçek işleyişi değiştikçe aynı panelden düzenleyebilirsiniz.
Küçük bir kontrol
Sitenize bir tanıdığınızı, mimarlıkla ilgisi olmayan birini oturtun. Sadece sitenize bakarak şu üç soruyu cevaplayabiliyor mu: Bu ofis ne tür işler yapıyor, çalışmaya başlarsam sıra nasıl ilerliyor, ilk adım olarak ne yapmalıyım? Cevaplayamıyorsa eksik bölüm süreç anlatımınızdır.
Bu bölümü hazırlamak birkaç saatlik iş. Kendi sitenizi 7 gün ücretsiz deneyerek kurabilir, süreç sayfanızı projelerinizle birlikte yayına hazırlayabilirsiniz.