Bir avukatlık bürosunun sitesindeki iletişim formu, bir kuaför ya da emlak ofisindeki forma benzemez. Karşınızdaki kişi çoğu zaman stresli, bazen korkmuş, çoğu durumda da ilk kez bir avukata ulaşmaya çalışan biridir. Forma yazdığı şey, yaşadığı sorunun en ham halidir. Bu yüzden formun tasarımı hem müvekkilin güvenini hem de sizin hukuki sorumluluğunuzu doğrudan etkiler.
Bu yazıda avukatlık sitesindeki iletişim formunu nasıl kurmanız gerektiğini, hangi alanları sormanız ve hangilerinden uzak durmanız gerektiğini anlatıyorum.
Form kısa olmalı, ama içi boş olmamalı
Uzun formlar insanları vazgeçirir. Ama avukatlıkta tek satırlık "adınız ve telefonunuz" formu da yetersiz kalır, çünkü gelen talebin ne hakkında olduğunu bilmeden geri dönüş yapmak zaman kaybıdır. Pratik bir denge şöyle olabilir:
- Ad soyad
- Telefon (e-posta isteğe bağlı)
- Konu başlığı için bir seçim listesi (iş hukuku, aile hukuku, ceza, gayrimenkul, icra vb., büronuzun gerçekten baktığı alanlar)
- Kısa bir mesaj kutusu
- Aydınlatma metni onay kutusu
Konu listesini büronuzun çalışma alanlarıyla birebir aynı tutun. Büronuz ceza davasına bakmıyorsa listede ceza olmasın. Böylece hem yanlış taleplerin önüne geçersiniz hem de gelen mesajı doğru kişiye yönlendirmek kolaylaşır.
Mesaj kutusunun üstüne bir uyarı koyun
İnsanlar forma çok fazla şey yazma eğilimindedir. Olayın tüm ayrıntılarını, isimleri, belge numaralarını yapıştırırlar. Oysa form henüz kurulmuş bir avukat-müvekkil ilişkisi değildir ve e-posta ile gelen bu bilgiler güvenli bir kanalda tutulmuyor olabilir.
Mesaj kutusunun hemen üstüne ya da altına şuna benzer, sade bir not koymak iyi çalışır:
Lütfen ilk mesajda yalnızca konuyu kısaca özetleyin. Kimlik numarası, banka bilgisi ve belge içeriği yazmanıza gerek yok. Ayrıntıları görüşmede birlikte ele alacağız.
Bu not hem müvekkili korur hem de sizi gereksiz kişisel veri toplamaktan alıkoyar.
KVKK aydınlatma metni süslü bir detay değil
Formdan kişisel veri topluyorsanız, 6698 sayılı KVKK kapsamında veri sorumlususunuz demektir. Forma bir onay kutusu ve yanında aydınlatma metnine giden bir bağlantı koymak asgari adımdır. Metnin içinde hangi verinin hangi amaçla alındığı, ne kadar süre saklandığı ve başvuru haklarının neler olduğu yer almalıdır. Metnin içeriği için kendi hukuki görüşünüzü almanız gerekir; ama avukat olarak bu konuda müvekkilinize örnek olacak bir sitenin eksik görünmesi de iyi bir izlenim bırakmaz.
Onay kutusunu önceden işaretli bırakmayın. Kullanıcı kendisi işaretlemeli.
Gönderdikten sonra ne olacağını söyleyin
Form gönderildikten sonra sadece "Teşekkürler" yazan bir ekran, kullanıcıyı belirsizlikte bırakır. Bunun yerine somut bir şey söyleyin: "Mesajınız bize ulaştı. Mesai günlerinde aynı gün ya da en geç ertesi iş günü size telefonla dönüş yapacağız." Ancak bunu yazıyorsanız gerçekten tutabileceğiniz bir süre yazın. Söz verip dönmemek, hiç söz vermemekten kötüdür.
Bu ekranda ayrıca acil durumlar için doğrudan arama numaranızı gösterin. Gözaltı, tebligat süresi, icra gibi zamanı daralan durumlarda insanlar form beklemez, telefona sarılır.
Formun tek kanal olmasına gerek yok
Her müvekkil form doldurmaz. Telefon numarası, adres ve harita, mesai saatleri formun yanında görünür olmalı. Özellikle mobilde telefon numarasına tek dokunuşla arama yapılabilmesi önemlidir; avukatlık sitesini ziyaret edenlerin büyük kısmı telefondan bakar.
Bir de e-posta adresi meselesi var. Formdan gelen yanıtı ya da doğrudan yazılan bir maili, gmail veya hotmail adresinden değil, büronuzun alan adıyla (ör. [email protected]) göndermek ciddi bir fark yaratır. hızlıkobi'nin avukatlık teması ile site kurduğunuzda alan adı bağlama ve mail kutusu seçeneklerini aynı platform üzerinden yönetebilirsiniz, yani kurumsal adresi ayrıca başka bir yerden kurmakla uğraşmazsınız.
Formu test edin, düzenli olarak
İletişim formunun sessizce bozulması, avukatlık sitelerinde sık yaşanan ve fark edilmeyen bir kayıptır. Form çalışıyor sanırsınız, oysa mesajlar bir yerde kaybolmaktadır. Şunları yapın:
- Ayda bir kendi telefonunuzdan sahte bir talep gönderin.
- Mesajın doğru kişiye ve doğru adrese ulaştığını kontrol edin.
- Spam klasörünü de bakın.
- Telefonda formun düzgün göründüğünü doğrulayın.
Konu listesini, uyarı notunu ya da onay metnini değiştirmek istediğinizde bunu bir yazılımcıya ihtiyaç duymadan yönetim panelinden yapabilmeniz de önemli. Çünkü çalışma alanlarınız ve süreçleriniz zamanla değişir, formunuz da onlarla birlikte güncellenmelidir.
Hukuki sınırları unutmayın
Form metinlerinde "davayı kazanma garantisi", "ücretsiz danışmanlık" gibi ifadeler kullanmadan önce baronuzun reklam yasağı kurallarını ve Avukatlık Meslek Kuralları'nı gözden geçirin. Formun üstündeki kısa tanıtım cümlesi bile reklam niteliği taşıyabilir. Nötr, bilgilendirici bir dil her zaman daha güvenlidir.
Özet
İyi bir avukatlık iletişim formu kısa, net ve güven veren bir formdur. Fazla bilgi istemez, kullanıcıyı gereksiz ayrıntıdan korur, KVKK'ya uyar, gönderimden sonra ne olacağını söyler ve sözünü tutar. Kendi sitenizi 7 gün ücretsiz deneyerek kurabilir, formunuzu ve diğer sayfalarınızı büronuza göre şekillendirebilirsiniz.