Bir diş kliniğinin web sitesinde en çok emek harcanan yerler genellikle ana sayfa fotoğrafları ve hekim biyografileridir. Oysa hastayla klinik arasındaki asıl temas noktası, sayfanın en altındaki küçük bir form olur: randevu formu. Hasta oraya kadar geldiyse karar vermeye çok yakındır. Form fazla uzunsa, soruları anlamsızsa ya da gönderdikten sonra ne olacağı belli değilse o hasta telefonu ya da başka bir kliniğin sitesini açar.
Bu yazıda randevu formunu hasta gözünden ele alıyoruz: hangi bilgiyi istemeli, neyi istememeli, gönderdikten sonra ne göstermeli.
Formun amacı teşhis koymak değil, hastayı koltuğa getirmek
Bazı klinikler formu bir anamnez formu gibi kurgular: şikayetin süresi, kullanılan ilaçlar, alerjiler, kronik hastalıklar. Bunların hepsi klinikte, muayene sırasında sorulması gereken şeyler. Web formunun tek işi, sizin hastayı arayıp randevuyu netleştirebilmenizi sağlamak.
Bu yüzden başlangıç için şu alanlar çoğu klinikte yeterlidir:
- Ad soyad
- Telefon numarası
- Tercih edilen gün ve saat aralığı
- Randevu nedeni (kısa bir seçim listesi: muayene, diş taşı temizliği, ağrı/acil, implant, ortodonti, diğer)
- İsteğe bağlı kısa not
E-posta adresini zorunlu yapmak çoğu zaman gereksizdir. Diş hastalarının büyük kısmı geri dönüş için telefonu tercih eder. E-postayı isteğe bağlı bırakmak, formu bitirme oranını korur.
"Randevu nedeni" alanı serbest metin olmamalı
Serbest metin kutusu iki soruna yol açar: hasta ne yazacağını bilemez, siz de gelen mesajları ayıklamakla uğraşırsınız. Kısa bir seçim listesi hem hastayı rahatlatır hem de sekreterin telefonu açmadan önce neyle karşılaşacağını bilmesini sağlar. Listenin içinde mutlaka "Ağrım var, acil görülmek istiyorum" gibi bir seçenek olsun. Bu seçenek işaretlendiğinde sekreterin o talebi öncelikli arayacağı bir düzen kurmak, klinik içi iş akışınızın parçası olmalı.
Sağlık bilgisi istemekten kaçının
Hastanın sağlık durumuna dair detayları web formu üzerinden toplamak hem gereksiz hem de kişisel veri açısından hassas bir alandır. Sağlık verisi, kişisel verilerin özel kategorisinde değerlendirilir. Formda "hangi ilacı kullanıyorsunuz" gibi sorular sormak yerine bu konuyu muayeneye bırakın. Aydınlatma metni ve veri işleme konusunda kliniğiniz için geçerli yükümlülükleri kendi hukuk danışmanınızla ya da bağlı olduğunuz meslek kuruluşuyla netleştirmenizi öneririz. Formun altına kısa ve anlaşılır bir bilgilendirme cümlesi ve ayrıntılı metne giden bir bağlantı koymak iyi bir alışkanlıktır.
Gönderdikten sonra ne olacağını söyleyin
Hasta formu gönderiyor ve ekranda sadece "Teşekkürler" yazıyor. Bu, belirsizlik yaratır. Daha iyisi, somut bir söz vermektir: "Çalışma saatleri içinde sizi en kısa sürede arayacağız." Ama bu sözü ancak tutabiliyorsanız yazın. "15 dakikada döneriz" gibi bir taahhüt, sekreter öğle arasındayken güveni zedeler. Gerçekçi olun, mesai saatlerinizi form sayfasında görünür tutun.
Mobilde test edin
Diş kliniği ziyaretçilerinin önemli bir kısmı siteyi telefondan açar, çünkü çoğu zaman ağrı ya da bir arayış anında bakılır. Formu kendi telefonunuzdan doldurmayı deneyin. Telefon alanına dokunduğunuzda sayısal klavye açılıyor mu? Tarih seçimi parmakla rahat yapılıyor mu? Gönder butonu klavyenin arkasında kalıyor mu? Bu küçük detaylar form tamamlama oranını doğrudan etkiler.
Randevu motorunu hazır almak ile sıfırdan yazmak
Bir web tasarımcıyla çalışıp formu özel olarak yaptırmak mümkün, ama sonrasında alan eklemek ya da bildirim ayarını değiştirmek için her seferinde ona ihtiyaç duyarsınız. hızlıkobi'nin diş kliniği teması hazır bir randevu motoruyla geliyor ve içeriklerinizi yönetim panelinden kendiniz düzenleyebiliyorsunuz. Böylece tedavi sayfalarını, çalışma saatlerinizi ve iletişim bilgilerinizi bir yazılımcıya bağımlı kalmadan güncelleyebilirsiniz.
Kısa bir kontrol listesi
Formunuzu yayına almadan önce şunlara bakın:
- Zorunlu alan sayısı beşi geçmiyor mu?
- Randevu nedeni seçmeli mi?
- Sağlık detayı sorulmuyor mu?
- Gönderim sonrası mesaj gerçekçi bir süre belirtiyor mu?
- Telefonda baştan sona doldurulabiliyor mu?
- Gelen talepler kimin telefonuna ya da e-postasına düşüyor, net mi?
Son madde en sık atlanan maddedir. Form çok iyi tasarlanmış olsa bile, gelen talebi kimsenin görmediği bir kutuya düşürüyorsa hiçbir işe yaramaz. Tatil ve izin dönemlerinde bildirimlerin kime gideceğini önceden belirleyin.
İyi bir randevu formu uzun olmaz, sadece doğru soruları sorar. Kendi sitenizi 7 gün ücretsiz deneyerek kliniğiniz için formu kurup telefonunuzdan kendiniz test edebilirsiniz.