Diş kliniği sitesine giren kişinin çoğu zaten biraz gergindir. Ağrısı vardır, ertelemiştir ya da daha önce kötü bir deneyim yaşamıştır. Bu kişi randevu formuna geldiğinde karşısına on iki alanlı, hangi tedaviyi istediğini bilmediği için dolduramayacağı bir form çıkarsa sayfayı kapatır ve bir sonraki kliniğe geçer. Bu yazıda tedavi sayfalarını değil, sitenin en kritik anını konuşacağız: randevu formu ve ondan sonrasında olanlar.
Formun amacı randevuyu almak değil, ilk teması kurmak
Birçok klinik sahibi randevu formunu bir anamnez formu gibi tasarlar. Ad, soyad, TC kimlik no, doğum tarihi, adres, şikayet, daha önce geçirilmiş hastalıklar... Oysa hasta henüz klinikle tanışmadı. Sitedeki formun görevi, hastayı sizinle konuşmaya getirmektir. Tıbbi detayları ilk muayenede ya da telefonda alabilirsiniz.
Makul bir başlangıç formu şunlardan oluşur:
- Ad soyad
- Telefon numarası
- Şikayet türü (seçmeli liste)
- Tercih edilen gün ve saat aralığı (sabah, öğleden sonra gibi)
- İsteğe bağlı kısa not alanı
TC kimlik numarası, adres ya da e-posta zorunluluğu bu aşamada gereksizdir. Her ek zorunlu alan, formu bırakan kişi sayısını artırır.
Şikayet türünü serbest metin yerine seçmeli yapın
Hasta çoğu zaman şikayetini tıbbi terimle anlatamaz. "Dişim zonkluyor" ile "implant düşünüyorum" çok farklı iki ihtiyaçtır ve ikisi için ayrılacak süre de farklıdır. Formda şu gibi seçenekler sunmak hem hastayı rahatlatır hem de sekreterin işini kolaylaştırır:
- Ağrı ya da şişlik var, acil görülmek istiyorum
- Kontrol ve temizlik
- Dolgu, kanal ya da çekim
- Estetik (beyazlatma, kaplama, ortodonti)
- İmplant ya da protez
- Emin değilim, muayene olmak istiyorum
"Emin değilim" seçeneği küçük görünür ama önemlidir. Hastanın kendini bir kategoriye sokmak zorunda kalmaması, formu tamamlama oranını artırır.
Acil durumları normal randevudan ayırın
Yüzü şişmiş, gece boyunca ağrıyla uyumamış birinin "önümüzdeki hafta için uygun saat seçin" ekranıyla işi olmaz. Sitenizde acil başvurular için ayrı ve görünür bir yol olmalı: tek dokunuşla aranabilen bir telefon butonu ve çalışma saatlerinizi açıkça yazan bir not. Telefondan giren hasta için bu buton, formdan çok daha doğal bir yoldur. Acil vakada hasta formu doldurup geri aranmayı beklemek istemez.
Eğer acil hasta kabul etmiyorsanız bunu da dürüstçe yazın. Hasta başka bir yere yönelsin diye açık konuşmak, hem sizin hem onun zamanını korur.
KVKK metni formun yanında durmalı
Sağlık verisi, kişisel verilerin özel nitelikli kategorisinde yer alır. Şikayet türü seçtiren bir form da dolaylı olarak sağlıkla ilgili bilgi topladığı için formun altında aydınlatma metnine açık bir bağlantı bulunmalı ve hasta bunu görebilmeli. Metnin içeriğini ve onay şeklini kendi hukuki danışmanınızla ya da bağlı olduğunuz meslek kuruluşunun rehberliğiyle netleştirmeniz gerekir. Burada önemli olan, metnin sitenin gizli bir köşesinde değil, formun hemen yanında durması.
Form gönderildikten sonra ne oluyor?
Randevu formlarının en sık atlanan kısmı, gönderme sonrasıdır. Hasta butona basar, "Teşekkürler" yazısı görür ve sonrasında ne olacağını bilmez. İyi bir onay ekranı üç şeyi söyler:
- Talebiniz alındı.
- Size hangi saatler arasında, hangi numaradan döneceğiz.
- Acilse şu numarayı arayabilirsiniz.
Burada vereceğiniz sözü tutmanız şart. "Aynı gün içinde döneriz" diyorsanız ve iki gün sonra arıyorsanız, hasta artık başka bir klinikle görüşmüş olabilir. Daha az vaat edip tutmak, çok vaat edip kaçırmaktan iyidir.
Telefonda test edin
Diş kliniği sitelerine gelen ziyaretlerin büyük bölümü telefondan gelir. Formu bilgisayarınızda değil, kendi telefonunuzda, parmakla doldurarak deneyin. Klavye alanları kapatıyor mu? Telefon numarası alanında sayı klavyesi açılıyor mu? Gönder butonu parmakla rahat basılacak büyüklükte mi? Bunları bir kez test etmek, aylarca gözden kaçan sorunları ortaya çıkarır.
Bir de kendi formunuzu gerçek bir hasta gibi doldurup talebin panelinize ve ekibinize ne kadar sürede ulaştığına bakın. Talep geliyor ama kimse görmüyorsa form ne kadar iyi olursa olsun işe yaramaz.
Hazır randevu altyapısının avantajı
Bu akışı sıfırdan kurmak ciddi zaman ister. hızlıkobi'nin diş kliniği teması sektöre özel bir randevu motoruyla geliyor, yani form, talep yönetimi ve içerik düzenleme aynı panelde duruyor. Siz de formdaki alanları kliniğinizin çalışma şekline göre sadeleştirip, sayfa metinlerini canlı düzenleyerek kendi dilinize uyarlayabilirsiniz. Böylece teknik detaylarla uğraşmak yerine hastanın ilk temasına odaklanabilirsiniz.
Kısa kontrol listesi
- Form beş alanı geçmiyor mu?
- Şikayet türü seçmeli mi?
- Acil durumlar için tek dokunuşla arama butonu var mı?
- KVKK aydınlatma metni formun yanında mı?
- Onay ekranı ne zaman dönüleceğini söylüyor mu?
- Formu telefonda denediniz mi?
Bu altı soruya evet diyebiliyorsanız, randevu formunuz çoğu klinik sitesinden daha iyi durumda demektir. Kendi kliniğiniz için bir deneme yapmak isterseniz sitenizi 7 gün ücretsiz deneyerek randevu akışını kendi gözünüzle görebilirsiniz.